Referenzen

Ewald Dörken AG

Standortbild des Referenzkunden der SDZeCOM: Dörken

PIM@DÖRKEN – Von Datensilos zur Datenstrategie

„Mit SDZeCOM hatten wir nicht nur einen technischen Dienstleister an unserer Seite, sondern einen echten Sparringspartner. Die Kombination aus methodischem Know-how, Best-Practice-Erfahrung und kritischem Mitdenken hat unser Projekt entscheidend vorangebracht.“
Sarah Sommer, Projektleiterin PIM, DÖRKEN

Das Unternehmen und die Ausgangslage

Die Ewald Dörken AG, ein traditionsreicher, international tätiger Mittelständler mit über 1.400 Mitarbeitenden, steht vor der Herausforderung wachsender Produktkomplexität, verteilter Systeme und uneinheitlicher Datenstrukturen. In drei Geschäftsbereichen – Industrial Coatings, Architectural Coatings und Membranes – wurden Produktinformationen bislang unterschiedlich gepflegt, häufig redundant, manuell oder in Silos organisiert.

Bereits bestehende Systeme stießen an ihre Grenzen – und mit wachsendem Bedarf an verlässlichen, konsistenten Produktdaten für Vertrieb, Web, Marketing und internationale Gesellschaften war klar: Eine zentrale Produktdatenlösung war unumgänglich.

PIM@Dörken: Struktur, Kommunikation und Mut zur Veränderung

Um die zentrale Datenstrategie zu erreichen war schnell klar, dass ein Product Information Management (PIM)-System eingeführt werden sollte. Die Entscheidung fiel auf das Contentserv (jetzt Centric PXM) PIM-System und Systemimplementierer und Systemarchitekt SDZeCOM als Sparringspartner.

Ziele des Projekts:

Harmonisierung und zentrale Steuerung aller produktbezogenen Daten
Effiziente, digitale Produktdatenprozesse über alle Geschäftsbereiche hinweg
Stärkung der interdisziplinären Zusammenarbeit und des Datenverständnisses
Reduktion manueller Pflegeaufwände und Verbesserung der Datenqualität
Technologische Modernisierung: Ablösung von Insellösungen, Aufbau einer flexiblen SaaS-PIM-Architektur, Implementierung einer klaren Systemarchitektur rund um das PIM-System
Nachhaltige Veränderung durch Change-Kommunikation und Schulung

Strukturelle und inhaltliche Herausforderungen

Zum Projektstart sah sich DÖRKEN mit einer Vielzahl an strukturellen und inhaltlichen Herausforderungen konfrontiert. Die drei Geschäftsbereiche– Industrial Coatings, Architectural Coatings und Membranes – verfügten über jeweils eigene Prozesse, Begriffswelten und Datenstandards. Ein unternehmensweites Verständnis für Produktdaten, ihre Verwendung und Verantwortlichkeiten war nicht ausgereift / vollständig vorhanden. Viele Informationen wurden mehrfach oder redundant gepflegt, Verantwortlichkeiten waren unklar und Datenhoheiten über verschiedene Systeme hinweg nicht eindeutig geregelt.

Hinzu kam eine technisch komplexe Systemlandschaft mit ERP-Systemen, Labor-Informationssystemen, Mediendatenbanken und weiteren Tools, deren Zusammenspiel weder vollständig dokumentiert noch effizient aufeinander abgestimmt war. Gleichzeitig zeigten sich im Unternehmen kulturelle Hürden:

Skepsis gegenüber neuen Tools und Unsicherheit im Umgang mit komplexen Datenstrukturen erschwerten die Umsetzung. Diese Kombination aus technischer Komplexität, unklaren Prozessen und Verantwortlichkeiten sowie fehlender Kommunikation erforderte einen grundlegenden Neuansatz.

Lösung und Erfolgsfaktoren

DÖRKEN begegnete diesen Herausforderungen mit einem ganzheitlichen, strategisch verankerten Projektansatz. Das PIM-Projekt wurde nicht als IT-Projekt, sondern bewusst als unternehmensweites Organisationsprojekt verstanden. Ein vierköpfiges, interdisziplinär aufgestelltes Projektteam wurde vollständig für das Vorhaben freigestellt – mit Expertise aus den Bereichen Technik, Kommunikation, Datenpflege und Publishing.

In enger Zusammenarbeit mit dem Partner SDZeCOM erfolgte die Einführung eines neuen, cloudbasierten PIM-Systems auf Basis von Contentserv sowie die Integration über die Middleware Lobster Data. Zentrale Erfolgsfaktoren waren jedoch nicht nur die Technologie, sondern vor allem die frühzeitige und kontinuierliche Einbindung der Mitarbeitenden: durch offene Kommunikation, Key-User-Programme, gemeinsame Workshops und transparente Entscheidungen.

Herzstück des Projekts wurde der unternehmensweite Data Catalog – ein zentrales Nachschlagewerk, das alle produktrelevanten Daten, ihre Definitionen, Verantwortlichkeiten, Systemflüsse und Verwendungskontexte dokumentiert. In Verbindung mit einem agilen Vorgehen und bewusst gesetzten Projekt-Stopps konnte DÖRKEN auf Veränderungen flexibel reagieren, ein gemeinsames Datenverständnis schaffen und die Basis für langfristige Datenqualität und Prozessklarheit legen.

„Das PIM-Projekt ist bei uns kein IT-Projekt – es ist ein Organisationsprojekt. Wir haben gelernt, dass ein gemeinsames Verständnis die wichtigste Voraussetzung für Datenqualität und effiziente Prozesse ist. Der Data Catalog war anstrengend, aber ist heute unser größter Gewinn. Wir sind sehr froh, dass wir bei der Ausarbeitung SDZeCOM so nah an unserer Seite hatten.“
Sarah Sommer, Projektleiterin PIM, DÖRKEN

Ergebnisse und Mehrwert:

Datenklarheit & Konsistenz: Reduktion von redundanten oder nicht aktuellen Attributen, einheitliches Begriffsverständnis
Prozesseffizienz: z.B. Reduktion von zu pflegenden Attributen entlang eines Rohstoffeinführungsprozesses um > 80%
Automatisierung: Konnektivität und Effizienz innerhalb der gesamten Systemlandschaft; Nutzen von Rules und weiteren Logiken zur Effizienzsteigerung in der Datenpflege
Skalierbarkeit: einsetzbar für internationale Märkte, weitere Systeme und Kanäle; Automatisierung der Publishing-Prozesse / Dokumentenerstellung
Wissenstransfer & Schulung: Onboarding neuer Mitarbeitender wird beschleunigt
Akzeptanz & Kulturwandel: Frühe Einbindung, Quick Wins und transparente Kommunikation fördern Veränderungsbereitschaft
Nachhaltigkeit: Der Data Catalog dient als lebendiges Werkzeug für Data Excellence und Governance entlang des PIM-Projektes

Fazit:

DÖRKEN zeigt, wie erfolgreiche Digitalisierung im Mittelstand funktioniert: mit klarer Struktur, interdisziplinärem Denken, einer hohen Management-Attention, einem starken Projektteam – und vor allem mit einer konsequent gelebten Kommunikation. Der Data Catalog ist dabei nicht nur technisches Hilfsmittel, sondern Symbol für ein neues, gemeinsames Datenverständnis.