PIM-Projekte erfolgreich umsetzen

Die erfolgreiche Umsetzung eines IT-Projekts hängt von vielen Faktoren ab. Die Erreichung der definierten Projektziele und damit die erfolgreiche Projektabwicklung stehen und fallen mit einer ausgereiften Projektmethodik und der richtigen Projektierung.

Als projektorientiertes Unternehmen wissen wir, wie gemeinsam nachhaltige Erfolge erzielt werden können. In diesem Beitrag möchten wir Sie über Ihren gesamten Projektprozess begleiten und Ihnen unsere Erfolgsfaktoren, abgeleitet aus unserer jahrenlangen Erfahrung, entlang des Projektverlaufs nennen.

Wann ist für Sie ein Projekt erfolgreich?

Ein Projekt ist dann erfolgreich, wenn die maßgeblich am Projekt beteiligten Personen die Qualität, die Akzeptanz und den Kundennutzen der Projektergebnisse, die Termin- und Kostenziele und den atmosphärischen Projektverlauf sowie die persönlichen Konsequenzen nach Abschluss des Projekts in ihrer Gesamtheit positiv bewerten.
T. Lechler, Erfolgsfaktoren des Projektmanagements – Handlungsempfehlung aus 448 deutschen Projekten, in: Projekte erfolgreich managen, TÜV-Verlag, 1994

1. Der Projektauftrag

Bereits in der Verhandlungsphase liegt der Projekterfolg, achten Sie deshalb darauf, in dieser Phase alle Parteien mit ins Boot zu holen. Ist die Verhandlungsphase abgeschlossen, werden im Projektauftrag klare und messbare Projektziele formuliert und dafür Erfolgskriterien definiert. Schreiben Sie auch fest, was in diesem Projekt nicht umgesetzt werden soll. Definieren Sie Meilensteine/ Quality Gates mit einem konkreten Nutzen, damit Sie später Risiken minimieren können und eine höhere Prognosezuverlässigkeit haben.

2. Das Projektumfeld

Denken Sie daran, ein PIM/MDM-Projekt betrifft nicht nur eine Abteilung, sondern ist ein Unternehmensprojekt. Auch wenn die PIM/MDM-Einführung nicht vergleichbar ist mit einem öffentlichkeitswirksamen Infrastrukturprojekt, so ist die Analyse des Projektumfelds doch unerlässlich. Berücksichtigen Sie bei der PIM/MDM-Analyse (regionale) Gesetze, Normen und Standards (DSGVO, FDA, LMKV, …). Definieren Sie die Rollen der Stakeholder für das Projekt und vergessen Sie nicht, dass sich die gefragten Kompetenzen in dessen Verlauf ändern.

3. Das Projektteam

Achten Sie bei der Zusammenstellung Ihres Projektteams darauf, dass Sie sich unterschiedliche Typen (Analysten, Macher, Kritiker, Problemlöser) mit ins Boot holen und diese sich aus verschiedenen Fachkompetenzen zusammensetzen. Im Projektteam sollte ein einheitliches Prozessverständnis vorherrschen (Datenneuanlage, Preisfindung, Übersetzung, …) und eine einheitliche Terminologie verwendet werden (Warengruppe, Produkt, Artikel, Bundle, Set, …); wobei allen klar sein muss, was darunter verstanden wird. Machen Sie sich bewusst, dass sie alle das gleiche Ziel verfolgen und deshalb einen respektvollen, wertschätzenden Umgang sowohl mit Ihren Kollegen als auch den Projektpartnern pflegen sollten. Falls es doch zu einer Eskalation kommen sollte, definieren Sie im Vorfeld einen Ansprechpartner, der eine konfliktlösende Funktion hat.

4. Die Konzeption

In dieser Phase sollten Sie sich bewusst mehr Zeit nehmen um die Konzeption auszuarbeiten, denn diese ist meist der Ausgangspunkt für ein erfolgreiches Projekt. Bereiten Sie sich somit mit Ihren Beratern und Dienstleistern bereits intern vor und erarbeiten Sie ein gemeinsames Prozessverständnis für z.B. Datenneuanlage, Sortimentsbildung und Preisfindung. Formulieren Sie Use-Cases, in denen Sie beschreiben, wie z.B. die Datenanreicherung, die Bilddatenpflege oder ihre Übersetzung ablaufen soll. Legen Sie in den Anwendungsfällen bereits Testszenarien sowie Testdaten fest.

5. Das Projektvorgehen

Das Projektvorgehen muss in Ihrem Team abgestimmt und die Methoden konkretisiert sein, damit ein einheitliches Verständnis herrscht. Definieren Sie deshalb gemeinsam mit Ihrem Team und Projektpartner ein einheitliches Projektvorgehen (Klassisch, Agil, Hybrid, etc.). Bei fehlender Erfahrung oder Verständnis für Ihr Projektvorgehen, können Sie schrittweise, einzelne Techniken im Projekt einsetzen. Die Agile-Methode ist bei PIM- und MDM-Einführungen nicht zwingend anzuwenden, da meist sehr viel über die reine Konfiguration von Standardsoftware geschieht.

6. Projektsteuerung

In großen Projekten können Aufgaben schnell untergehen und man verliert den Überblick. Aus diesem Grund ist es wichtig, regelmäßige Besprechungstermine festzulegen und Aufwandsabschätzungen, Angebote und Ergebnisse kritisch zu prüfen. Terminieren Sie alle 4 Wochen einen regelmäßigen Lenkungsausschuss (vor dem Go Live alle 14 Tage). Laden Sie die richtigen Personen ein und stimmen sie bestimmte Themen ab, wie z.B. den aktuellen Projektstatus, Risiken, etc. Fragen Sie nicht nur den internen Status ab, sondern auch den Ihres Implementierungspartners. Projektleiter sollten wöchentliche Statusmeetings durchführen, in denen die Bearbeitungsstände einzelner Anwendungsfälle besprochen und präzisiert werden und die Aufgaben und Ziele bis zum nächsten Meeting festgelegt werden. Planen Sie auch genügend Zeit für Tests (Funktionen, Performance, Anwender-Akzeptanz) ein. Nutzen Sie eine Software für die Steuerung Ihres Projekts, damit können Sie Vorgänge und Ihr Projekt leichter verfolgen.

7. Änderungsmanagement

Rechnen Sie damit, dass sich während Ihres Projektes immer wieder etwas ändern wird. Änderungen sind wichtig, wenn es um die Realisierung von Projekten in Unternehmen geht, gehen Sie also nicht automatisch davon aus, dass irgendetwas falsch läuft.
Der Change-Reguest kann den Umfang der definierten Projektanforderungen verändern, erweitern oder reduzieren. Achten Sie daher auf folgende Punkte:

Klären Sie, welche Auswirkungen, die Änderungen auf Ihr Unternehmen und das Projekt haben.
Werden höhere Kosten anfallen oder sind andere Schritte vielleicht nicht mehr nötig/möglich?
Stellen Sie sicher, dass Änderungswünsche schriftlich formuliert und beantragt werden.
Legen Sie einen nachvollziehbaren Entscheidungsprozess für Änderungen fest.

8. Change

Wie in Punkt 7 erwähnt, sind Änderungen wichtig, damit Ihr Unternehmen auch am Ball bleibt. Vergessen Sie dabei aber nicht, Ihre Mitarbeiter/Kollegen aus den verschiedenen Abteilungen von Anfang an mit ins Boot zu holen. Informieren, Motivieren, Erklären und Schulen Sie Ihre Mitarbeiter/Kollegen auf den Change. Akzeptieren Sie, dass es immer wieder zu Widerständen und negativen Äußerungen kommen wird. Holen Sie sich einen starken Partner für Ihren Change-Prozess, denn dieser wird Ihnen in instabilen Phasen Halt und Orientierung geben.

Mehr über Change Management erfahren

9. Test/Deployment

Tests sind während des Projekts wichtig, um sich später Nacharbeiten und Ärger ersparen zu können. Stellen Sie frühzeitig komplette Testdaten (z.B. Bildern, mit Fremdsprachen) für Ihren Implementierungspartner zur Verfügung und definieren Sie bereits bei der Formulierung der Use-Cases Testdaten und Testszenarien. Prüfen Sie Ihre Quality Gates anhand der vorher definierten Erfüllungskriterien, bevor Sie diese freigeben.

10. Abnahme

Bei der Abnahme sollten Sie konkrete Abnahmekriterien definieren, damit es im Nachgang zu keinen Überraschungen kommt. Versuchen Sie Teilprojekte abzunehmen, um dadurch Teilerfolge zu erreichen. Denken Sie über Support und/oder Betreuungskontingente nach (z.B. insbesondere, wenn Sie Ihre erste Printausleitung alleine produzieren). Stellen Sie sicher, dass Ansprechpartner bei Ihrem Dienstleister/Implementierungspartner auch kurzfristig zur Verfügung stehen.

11. Projektabschluss

Nun ist der Endspurt angesagt und es gibt noch ein paar Aufgaben die Sie berücksichtigen sollten. Stellen Sie Ihre Dokumentation fertig und erstellen Sie eine Übersicht von weiteren To-Dos und Anforderungen, die sich nach dem Projekt ergeben haben und dadurch zu einem Folgeprojekt werden können. Klären Sie ausstehende Leistungen bzw. offene Forderungen und veranstalten Sie einen Lessons Learned Workshop. Prüfen Sie regelmäßig ob Ihre Softwarelösung noch Ihren Anforderungen entspricht und ob diese für weitere Bereiche verwendet werden kann.

Zu guter Letzt, feiern Sie Ihren Projektabschluss mit dem gesamten Projektteam!