Lieferantendaten – Der gemeinsame Engpass von EUDR, Batteriepass und PPWR

In vielen Unternehmen startet deshalb für jede neue Pflicht eine eigene Abfragerunde, meist per Excel und E-Mail, oft von verschiedenen Abteilungen an dieselben Lieferanten. Das sich das nicht auf Dauer trägt liegt auf der Hand. Die Lösung ist, ein strukturiertes Lieferanten-Onboarding einzuführen

Was die Verordnungen von Lieferanten verlangen

Die EUDR braucht für Holz, Kautschuk, Kaffee, Kakao, Palmöl, Soja und Rinderprodukte die Geolokalisierung der Erzeugungsflächen und die Referenznummern der Sorgfaltserklärungen aus der Lieferkette. Der Batteriepass verlangt von Zulieferern Materialzusammensetzung, Herkunft, Chargen und den CO2-Fußabdruck auf Bauteilebene. Die PPWR braucht Material, Gewicht und Verpackungsart für jede Verpackungskomponente, ab 2030 kommt bei Kunststoffverpackungen der Rezyklatanteil dazu.

Auffällig ist, wie stark sich die Anforderungen überschneiden. Material, Herkunft, Gewicht und eine eindeutige Zuordnung zu Artikel oder Charge tauchen in fast jeder Verordnung auf, nur in leicht unterschiedlicher Form.

Warum Einzelabfragen nicht skalieren

Wer jede Pflicht einzeln abfragt, bekommt dieselbe Information mehrfach, in verschiedenen Formaten und Versionen. Der Einkauf fragt nach EUDR-Daten, die Verpackungsentwicklung nach PPWR-Angaben, das Qualitätsmanagement nach Materialnachweisen. Die Antworten landen in Mailanhängen und Tabellen, die keinem Artikel im PIM zugeordnet sind. Wann eine Angabe geliefert wurde, von wem und ob sie noch gilt, weiß nach einem halben Jahr niemand mehr. Für den Lieferanten ist das ebenso mühsam, und die Bereitschaft zu liefern sinkt mit jeder neuen Tabelle.

Wie ein strukturiertes Onboarding aussehen kann

Die folgenden Schritte sind eine eigene Ableitung aus den Verordnungen und aus der Praxis von PIM-Projekten, keine Vorgabe einer Behörde.

Am Anfang steht ein gemeinsames Datenpaket je Produktgruppe. Es legt fest, welche Attribute ein Lieferant liefern muss, mit festen Wertelisten und Einheiten, und deckt alle relevanten Verordnungen in einer Abfrage ab. Danach braucht es einen festen Eingangskanal, etwa ein Lieferantenportal oder eine Vorlage, deren Daten zunächst in einen Prüfbereich des PIM laufen und nicht direkt in den produktiven Datenbestand.

Dort greifen Prüfregeln für Vollständigkeit, Plausibilität und Einheiten. Jede Angabe trägt einen Herkunftsvermerk, also wer sie wann geliefert hat. Angaben mit begrenzter Gültigkeit, etwa Zertifikate oder Nachweise, bekommen ein Ablaufdatum und eine Wiedervorlage. Und die Zuständigkeiten sind klar verteilt. Der Einkauf verantwortet die Beziehung zum Lieferanten, das PIM-Team die Datenregeln, der Fachbereich die Freigabe.

Wenn Lieferanten nicht liefern

Es lohnt sich zu unterscheiden, ob ein Lieferant nicht liefern kann oder nicht liefern will. Kleine Lieferanten haben oft schlicht keine Geodaten oder CO2-Werte, hier helfen Vorlagen, Erklärungen und Geduld. Verweigert ein Lieferant dagegen Angaben, ist das ein Thema für den Einkauf und für Vertragsklauseln, nicht für das PIM-Team. Wichtig ist in beiden Fällen, Lücken sichtbar zu machen. Ein Attributstatus wie „angefragt“ oder „vom Lieferanten nicht verfügbar“ ist mehr wert als ein leeres Feld, weil er zeigt, dass jemand sich gekümmert hat und wo das Risiko liegt.

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Welche Angaben für eure Produkte genau gefordert sind, hängt an den jeweiligen Verordnungstexten und an eurer Rolle in der Lieferkette.

SDZeCOM Perspektive

Ein guter Einstieg ist eine Überschneidungstabelle für eine einzige Produktgruppe. Tragt in die Zeilen die Attribute ein, die von Lieferanten kommen müssen, und in die Spalten EUDR, Batteriepass, PPWR und eure Kundenanforderungen. Meist zeigt sich schnell, dass ein Großteil der Angaben mehrfach gebraucht wird. Daraus entsteht das Datenpaket, das ihr künftig einmal abfragt statt dreimal.

Für die Lieferantendaten gilt dabei dasselbe wie für jedes andere Attribut in unserem Attribut-Steckbrief. Es braucht ein führendes System, einen Verantwortlichen und eine Regel für den Fall, dass zwei Angaben sich widersprechen. Wer das für Lieferantendaten jetzt klärt, ist nicht nur auf die nächsten Stichtage vorbereitet, sondern auch auf jede weitere Verordnung, die Informationen aus der Lieferkette verlangt.

SDZeCOM-Tipp

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Autor

Stephan Bösel
SDZeCOM GmbH & Co. KG – Marketingleiter & Prokurist

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