Vorbereitung ist alles – sind Sie PIM-ready?

Produktdaten sind neben den Kundendaten das Wertvollste für Unternehmen. Von den unterschiedlichsten Abteilungen genutzt, werden sie in einer Vielzahl von Kanälen ausgegeben. Über 130 sogenannte Touchpoints werden heute offiziell gezählt – und die Anzahl der Kanäle steigt kontinuierlich weiter. Produktinformationen werden zudem immer umfangreicher und müssen zielgruppenspezifischer angepasst werden. Dabei müssen diese vermehrt unter Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben und in unterschiedlichen Sprachen ausgegeben werden.

Durch ein Product Information Management (PIM)-System kann die effiziente Verwaltung, Pflege und Verwendung der Produktinformationen gesichert werden. Dabei kann effektiv die Reaktionsgeschwindigkeit des Unternehmens auf die komplexen Herausforderungen eines sich ständig wandelnden Marktes erhöht werden.

Die Einführung eines PIM-Systems bringt eine Vielzahl an Entscheidungen und Veränderungen mit sich. Dies beginnt bei der Herausforderung für Unternehmen das richtige System für die eigenen Strukturen und Herausforderungen auf Grundlage eines konsistenten Datenmodells zu finden. Ebenso schwierig und entscheidend ist die Auswahl des richtigen Partners an der Seite für die Implementierung. Zudem bringt die Einführung des PIM-Systems eine enorme strategische Veränderung für Unternehmen mit sich. Dies betrifft sowohl interne Prozesse bis hin zu Verantwortlichkeiten in den verschiedenen Abteilungen.

Die wichtigsten Schritte vor der PIM-Systemeinführung

• Definieren Sie Ihre Ziele

Der Ausgangspunkt bei der Implementierung eines PIM-Systems ist die Frage nach den Zielen, die Sie erreichen möchten. Wollen Sie einen schnelleren Time-to-Market? Streben Sie eine Datenoptimierung oder eine verbesserte Produktkommunikation an? Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen sowie über die Ausrichtung Ihrer Marketing-und Unternehmensstrategie. Dadurch können Sie eindeutige Ziele ausformulieren und sich zudem Meilensteine festlegen, die Sie absehbar erreichen können. Achten Sie dabei darauf, ihre Ziele S.M.A.R.T. – spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert – auszurichten. So behalten Sie in Ihrem Projekt stets sowohl den Überblick als auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

• Setzen Sie intern ein festes Projektteam aus verschiedenen Fachkompetenzen zusammen

Involvieren Sie bereits zu Beginn alle Abteilungen und definieren Sie ein festes Projektteam. Das Team sollte sich unbedingt aus verschiedenen Fachkompetenzen sowie unterschiedlichen Typen zusammensetzen. Dabei sollten unter anderem die Rolle des Analysten, Machers, Kritikers oder Problemlösers vertreten sein. Definieren Sie zudem einen festen Ansprechpartner im Falle einer Eskalation sowie einen festen Ansprechpartner bei Ihrem zukünftigen Softwarepartner, der mit einem Blick von außen den Projektverlauf verfolgt. Ebenso essenziell ist, dass ein einheitliches Prozessverständnis im Projektteam vorherrscht und Stichwörter wie Datenneuanlage, Preisfindung, oder Übersetzung nicht zur Verwirrung führen. Darüber hinaus sollte eine einheitliche Terminologie festgelegt und verwenden werden. Jedes Teammitglied muss verstehen, welche Bedeutung hinter z.B. Warengruppe, Produkt, Artikel, Bundle etc. steht.

In den nächsten Schritten werden verschiedene Use-Cases formuliert, die Systemauswahl getroffen und der Implementierungspartner an die Seite geholt.

Häufige Fehler bei der PIM-Einführung

Unternehmen entschieden sich viel zu häufig in einem Schnellschuss für eine Systemeinführung. Fehleinschätzungen oder fehlende Vorbereitungen führen oft dazu, dass Unternehmen mit ihrem PIM-Projekt letztlich eine Bruchlandung erleben. Es gibt eine ganze Reihe von Punkten, die bereits im Vorfeld beachtet und angenommen werden sollten:

• Fehlende Zielsetzung

Bereiten Sie sich intensiv auf das anstehende Projekt vor und legen Sie nicht unbedacht drauf los. Setzen Sie sich Ziele und definieren Sie Ihre Anforderungen an das System – machen Sie sich bewusst, was Sie mit PIM erreichen wollen. So können Sie sicherstellen, dass Sie keinen großen Misserfolg verzeichnen müssen.

Durch den enormen Umfang der Funktionen von PIM, ist es zudem sinnvoll, Etappenziele festzulegen. Die PIM-Einführung lässt sich nicht auf einen Schlag umsetzen und in kleinen Projektschritten voranzukommen ist besonders für die Motivation des Projektteams sinnvoll.

• Ohne Datenbereinigung starten

Essenziell für die Einführung einer PIM-Software sind vor dem Import bereinigte Daten. Als zentrale Datenbank für alle Produktinformationen, muss das Datenmodell fehlerfrei sein. Duplikate, falsche oder nicht aktuelle Daten führen zu einem enormen Mehraufwand, ineffizienten Prozessen und Chaos im Unternehmen. Unterschätzen Sie zudem nicht den Aufwand, der zur Bereinigung der Daten benötigt wird und gestehen Sie sich hier genügend Zeit ein.

• Das richtige Change-Management

Eine PIM-Implementierung hat Auswirkungen auf Systemarchitekturen, bestehende Prozesse, Daten, Menschen und Unternehmensbereiche. Ein transparentes und umsichtiges Change-Management ist daher ein wesentlicher Faktor für den Erfolg des gesamten PIM-Projektes. Die Einführung eines PIM-Systems betrifft das gesamte Unternehmen und daher sollten alle Mitarbeiter vorausschauend von Anfang an transparent in Prozesse, Anforderungen und organisatorische Veränderungen eingebunden werden. Somit kann einem nachfolgenden Abstimmungsaufwand vorgebeugt werden. Lassen Sie bereits zu Beginn keine Zuständigkeitslücken aufkommen und vermeiden Sie so einen großen Mehraufwand. Mit einer offenen Informationspolitik können auch kritische Mitarbeiter im Hinblick auf Eingewöhnung und Mehraufwand abgeholt werden und ihnen die entsprechende Möglichkeit gegeben werden, das neue System zu verstehen.

Einen umfassenden Einblick in die 10 häufigsten Fehlern, die 5 wichtigsten Schritte vor der Systemeinführung und weitere Checklisten und Tipps, gibt es in dem E-Book „Nicht den Anschluss verlieren – Prüfen Sie, ob Sie PIM-Ready sind“.

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