Pulsiva Gmbh

Das Unternehmen:

Pulsiva ist eine Marke von Lusini, einem weltweit operierenden B2B-Versandhandelsunternehmen für die Hotellerie- und Gastronomiebranche mit Sitz im bayerischen Wertingen. Das Unternehmen hat weitere 7 Standorte in Europa und ist mit rund 550 Beschäftigten europäischer Marktführer. Lusini produziert für die ca. 40.000 Artikel jährlich ca. 40 Werbemittel allein in Deutschland.

Seit der Gründung 2008 in Nürnberg ist die Pulsiva GmbH als Anbieter für Hotellerie- und Gastrobedarf auf Erfolgskurs. Pulsiva ist Preisführer in der Kategorie Discounter für Gastrobedarf. Das Unternehmen bietet ein bewährtes, preisorientiertes Standardsortiment an und garantiert dabei gastronomietaugliche Qualität und eine schnelle Lieferung. Denn Professionalität ist keine Frage des Geldes.

Die Aufgabe:

Zum Zeitpunkt des Projektstarts produzierte Pulsiva jährlich 9 Haupt- und Auszugskataloge in je 9 Sprachen. Die Aufgabe bestand darin, die Katalogproduktion zu automatisieren, indem die Produkte via Drag & Drop auf das Seitenlayout platziert werden sollten. Da die Basis für Automatisierung gut strukturierte Daten sind, mussten diese im Vorfeld konsolidiert werden. Denn noch vor dem Projektstart wurden diese doppelt gepflegt: zum einen im Werbemittel und parallel im Contentsystem. Das führte zwangsläufig zu einer erhöhten Fehlerquote und einem erheblichen Mehraufwand.

Die Ausgangssituation:

• Vor dem Start des Projekts „Automatisierte Katalogproduktion“ wurden bei Pulsiva alle Informationen, wie zum Beispiel Preise, Texte oder Bestellschemen doppelt gepflegt.
• Zum einen direkt im Print-Werbemittel und zum zweiten in der Datenbank, also im PIM-System.
• Dies machte eine kurzfristige Aktualisierung der Daten unmöglich und die gesamte Publikationserstellung zu einem langwierigen und enorm fehleranfälligen Prozess.
• Um konsistente Daten für die zukünftige, automatisierte Produktion bereitzustellen, mussten diese Datensätze aus den verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.

Die Lösung:

Das Projekt wurde in zwei Phasen geplant und umgesetzt. In der ersten Phase wurden die Platzhalter im Layout für die Aufnahme der Daten aus der Datenbank direkt verknüpft, so dass die Daten aus dem Content-System direkt ohne Copy & Paste zur Verfügung standen. Dadurch konnte eine Teilautomatisierung erreicht werden, die eine Zeitersparnis von ca. 50% ermöglichte. In der zweiten Phase wurde mit der Einführung der visuellen Verplanung mit dem priint:suite Layout Briefing eine Vorplanung der Seiten im vordefinierten Layout ermöglicht.

Von Profis für Profis: Automatisierte Katalogproduktion

Zum Zeitpunkt des Projektstarts produzierte Pulsiva jährlich über 170 Mio. Seiten bei regelmäßigen Preisaktualisierungen von ca. 5.000 Artikeln. Die automatisierte und templatebasierte mehrsprachige Medienproduktion spart heute nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Im ersten Projektschritt galt es die Daten im ERP- und PIM-System zu konsolidieren. Parallel wurden in Adobe® InDesign®-Layouts mit dynamischen Templates erzeugt. Dabei wurden direkt die nötigen Platzhalter angelegt und mit den Daten im PIM-System verknüpft. Durch diese Integration in der ersten Phase des Projektes war es Pulsiva frühzeitig möglich fehlende Daten zu erkennen und im System zu ergänzen.

Durch dieses Vorgehen war es bereits möglich die Haupt- und Auszugskataloge inklusive der Sprachvarianten teilautomatisiert zu erzeugen. Hierdurch konnte die Fehlerquote und die Durchlaufzeit gesenkt werden. Dadurch ergab sich eine Reduktion der Produktionszeit von ca. 50%. Die im ersten Projektschritt gemachten Erfahrungen waren als Grundlage für den nächsten Schritt, die weitere Digitalisierung der Prozesse, von essenzieller Bedeutung.

Die Integration des priint:suite Layout Briefings ermöglicht nun in der nächsten Phase die Vorbereitung der Kataloge via Drag & Drop. Produkte aus dem PIM-System können direkt in die dynamischen Templates für die jeweiligen Seiten des Kataloges übernommen werden. Dabei besteht die Möglichkeit die Artikel sowohl auf Doppelseiten als auch in einer Strecke zu verplanen.

Neben der Verplanung stehen den Mitarbeitern jetzt noch weitere Funktionen zur Unterstützung zur Verfügung. So zeigt eine Previewfunktion mit nur einem Klick wie die verplante Seite aussieht. Bereits fertig gestaltete Templates, Einzel- oder Doppelseiten können aufgrund der Snippetfunktion sehr einfach für Sprachvarianten bzw. Sprachwechsel übernommen werden und der digitale Korrekturprozess mit den digitalen Notizen sichert nicht nur das Projekt, sondern führt zur weiteren Zeitersparnis.

Fazit:

Durch die Digitalisierung manueller Prozesse und einer einmaligen und zentralen Datenpflege, konnte eine große Zeitersparnis sowie eine Minimierung der Fehleranfälligkeit erreicht werden. Die starke Verkürzung der Produktionszeiten ermöglichen schnelle Reaktionsmöglichkeiten und eine schnellere Time-to-Market.

Digitale und workflowgesteuerte Korrekturprozesse sorgen für
aktuelle Daten in jeder Ausgabe. Der Korrekturprozess wurde digitalisiert und fertig gestaltete Doppelseiten, Einzelseiten oder weitere Templates werden übernommen. Damit sind Sprachwechsel einfach durchzuführen. Außerdem wurde eine direkte Anbindung an alle Systeme sowie eine nahtlose Integration in die aktuelle Systemlandschaft geschafft.

Zum Projektsteckbrief:

Projektsteckbrief: Pulsiva

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