Das richtige PIM-System finden – Tipps für die Auswahl

Die Implementierung eines PIM-Systems ist ein strategisches Projekt, das sich ganzheitlich und häufig unternehmensweit auf das Produktdatenmanagement auswirkt. Einen maximalen Nutzen entfaltet ein PIM-System, wenn es neben der Bereitstellung der Daten für alle Kommunikations- und Vertriebskanäle auch produktiv für andere relevante Unternehmensaufgaben genutzt werden kann. Die Anforderungen an eine solche Softwarelösung sind also sehr vielfältig und die Auswahl des passenden PIM-Systems entscheidet über den Erfolg des gesamten Projekts.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen ein paar Tipps an die Hand geben, die Sie bei der Auswahl unterstützen sollen.

Definieren Sie Ihre Anforderungen und Ziele
Legen Sie gleich zu Beginn fest, welche Anforderungen das PIM-System im Sinne Ihrer Unternehmensstrategie und Ihrer Marketingstrategie erfüllen muss, um Ihre definierten Ziele zu erreichen.
Definieren Sie Ihr Projektteam und klären Sie Verantwortlichkeiten
Ein PIM-Projekt betrifft nicht nur eine Abteilung, sondern ist meist Abteilungsübergreifend. Holen Sie sich deshalb von Beginn an alle Beteiligten mit ins Boot und definieren Sie die Rollen im PIM-Projekt. Nur wenn alle Beteiligten von Anfang an dabei sind, können alle Anforderungen auch berücksichtigt werden.
Denken Sie in Anwendungsfällen
Bevor Sie sich unterschiedliche Systeme von den Softwareherstellern präsentieren lassen, definieren Sie zuvor mehrere relevante Uses Cases für Ihr Unternehmen. Lassen Sie sich diese anhand eigener Produktinformationen und Mediadateien vorführen, so bekommen Sie ein besseres Gefühl, ob das System die Anforderungen auch erfüllen kann.
Nutzen statt Features
Lassen Sie sich nicht von einer Fülle von Funktionen blenden. Nicht alles was möglich ist, muss für Ihr Bedarf auch nötig sein. Nehmen Sie sich Ihre zuvor definierten Uses Cases zur Hand und notieren Sie diese in einem Lastenheft, so können Sie sich auf die notwendigen Funktionen, die Sie auch wirklich benötigen konzentrieren.
Testen Sie selbst
Lassen Sie sich nicht nur die Systeme vorführen, sondern testen Sie diese auch selbst. Nicht nur die Ganzen Funktionen sind wichtig, sondern auch die Usability des Systems. Ihr Projektteam sollte deshalb das System einmal testen, um ein Gefühl für die Benutzeroberfläche zubekommen.
Open Source vs. Lizenz
Die Anzahl an PIM-Systemen steigt stetig. Neben den etablierten Anbietern von lizenzpflichtigen PIM-Systemen gibt es auch zahlreiche Open Source-Systeme am Markt. Hier sollte man jedoch sehr gut prüfen, ob die Anforderungen auch tatsächlich abgedeckt werden und das System die nötige Zukunftssicherheit aufweist. Ein genauer Blick lohnt sich!
Gehen Sie stufenweise bei der Auswahl des Systems vor
Halten Sie zuerst Ihren IST- und SOLL-Prozess fest, denn aus diesen Erkenntnissen lässt sich dann der Anforderungskatalog erstellen. Danach wird eine Long- und Short-List definiert und kaufmännische Faktoren gegenübergestellt. Nach dem Anbieter-Pitch aus der Short-List, folgt dann Ihre Bewertung zu den einzelnen Systemen auf Basis des Anforderungskatalogs. Zuletzt treffen Sie dann eine Entscheidung.