Ravensburger

Als weltweit präsentes Unternehmen der Spielwarenbranche mit einer Reihe von starken Kernmarken, war es für Ravensburger Zeit, Prozesse rund um das Managen von Produktinformationen zu optimieren und dabei auf eine moderne, zentralisierte Softwarelösung zu setzen. Mit Contentserv als PIM-System und SDZeCOM als Implementierungspartner wurden die Voraussetzungen für optimale Produktdaten und zielgenaue Vermarktung geschaffen.

Das Unternehmen

Das schwäbische Familienunternehmen ist vor allem für seine beliebten Bücher, Puzzles und Spiele für Kinder bekannt, richtet sich mit anspruchsvolleren Gesellschaftsspielen und Puzzles aber auch an ein erwachsenes Publikum. Dahinter steckt ein langer und starker Entwicklungsweg: Vom 1883 gegründeten Verlag mit damals schon klarer pädagogischer Orientierung und dem Credo „Lernen durch Tun“ konnte Ravensburger schließlich zu einem breit aufgestellten Buch-, Spiel- und Medienunternehmen wachsen ― befeuert durch in Millionenauflage verkaufte Spieleklassiker und Puzzlemotive sowie durch Innovationen und Bestseller wie den Lesestift tiptoi®, die Kugelbahn GraviTrax oder das Sammelkartenspiel Lorcana.

Heute vereint die Ravensburger Gruppe drei bekannte Marken, die sich mit unterschiedlichen Schwerpunkten am internationalen Spielwarenmarkt behaupten:  Die Marke Ravensburger – erkennbar am blauen Dreieck ―, die für die Werte Freude, Bildung, Gemeinsamkeit steht; die schwedische Marke BRIO, bekannt für ihr hochwertiges Konstruktions-Spielzeug in klarem Design, beispielsweise die Holzeisenbahnen; und die amerikanische Marke Thinkfun, die für ihre Denk- und Logikspiele geschätzt wird. Insgesamt erwirtschaftete die Ravensburger Gruppe 2023 mit über 2400 Mitarbeitenden einen Umsatz von rund 669 Millionen Euro.

Die Herausforderung

Vor der Contentserv-Einführung gab es innerhalb des Unternehmens kein einheitliches Vorgehen in der Produktdatenpflege. Es gab vielmehr ein Geflecht aus verschiedenen Tools und Methoden: Das Ravensburger-Team im DACH-Raum verwendete lange Zeit statt eines ERP-Systems eine Verlagssoftware aus dem einstigen Buchverlag, die aber für das heutige Produktmarketing nur sehr rudimentäre Möglichkeiten bot. Das 2015 von der Ravensburger-Gruppe übernommene Unternehmen BRIO setzte zunächst noch auf das PIM-System eines anderen Herstellers.

Darüber hinaus wurde oft mit Excel-Tabellen und selbstprogrammierten Zwischenlösungen gearbeitet. In Summe wurde also sehr viel händisch gearbeitet, die Prozesse waren an vielen Stellen holprig. Aufgrund der dezentralen Strukturen wurden Produktdaten teilweise mehrfach gepflegt und vor allem gab es teils keinen „Golden Record“ bzw. keine „Single-Source-of-Truth“ mit zentralen, einheitlich und umfassend gepflegten Datensätzen, um eine hohe Datenqualität und -konsistenz über alle Plattformen hinweg zu garantieren.

Um diese Schwächen effizient aufzulösen, war die Einführung eines zentralen PIM-Systems für alle Marken und Länder der optimale Weg.

Die Anforderungen:

• Abbildung sämtlicher Kernprozesse der alten Software über das neue PIM-System und damit einhergehend: Prozessoptimierung
• Bereitstellen von „Golden Records“ mit dem PIM als zentraler Quelle für alle relevanten Produktinformationen
• Schrittweise Integration des PIM-Systems sowie der neu entwickelten Workflows an sämtlichen Unternehmensstandorten weltweit und damit Sicherstellung einer gemeinsamen Datenbasis sowie einheitlicher Prozesse
• Einfache und zielgerichtete Ausleitung von Produktinformationen und Assets im jeweils gewünschten Format an Geschäftspartner sowie eigene Vertriebs- und Marketingkanäle
• Skalierbare Anzahl von Usern, damit alle Mitarbeitenden Zugriff aus die PIM-Software haben und so jederzeit auf benötigte Daten und Informationen zugreifen können – mit entsprechend sinnvoller Rollen- und Rechteverteilung

Implementierung

In einem etwa 6-monatigen Evaluationsprozesses entschied sich das Ravensburger-Team unter rund 30 Optionen einstimmig für Contentserv mit SDZeCOM als Implementierungspartner. Damit konnte die Einführung des Systems Mitte 2019 beginnen. Im ersten Schritt ging es darum, sämtliche Kernprozesse der bisherigen Verlagssoftware von Ravensburger in der PIM-Lösung abzubilden und funktionsfähig zu machen, um das alte System vollständig abschalten zu können. Anschließend wurde auch die PIM-Software im BRIO-Team abgelöst und das neue System Schritt für Schritt für alle internationalen Tochtergesellschaften integriert. Dabei ging Ravensburger von Anfang an sehr organisiert vor: mit Gründung einer eigens dafür zuständigen Organisation innerhalb des Unternehmens – mit festen Rollenzuweisungen und einem Team, das das Produktinformationsmanagement als wichtiges Zukunftsthema auch über die Contentserv-Einführung hinaus begleitet und beständig weiterentwickelt. Mit dem Projektstart entwickelte Ravensburger zunächst ein Grunddatenmodell.

Anschließend wurden die relevanten Softwaremodule aufgesetzt und die Schnittstellen abgestimmt, wie z.B. die Integration der Katalogerstellung mit InDesign-Anbindung.

Außerdem sind alle wichtigen Vertriebskanäle wie Websites, Onlineshops und Marktplätze direkt mit Contentserv verbunden, sodass neue Daten und Anpassungen automatisiert ausgespielt werden können.

Bereits die ersten Schritte mit der zentralen PIM-Lösung von Contentserv haben den Arbeitsalltag bei Ravensburger spürbar erleichtert. Das Team hat nun eine gute Übersicht über den eigenen Datenschatz, sämtliche Produktinformationen sind schnell verfügbar und können mit wenigen Klicks weitergeleitet werden; im Zweifelsfall über einen einfachen Download-Link direkt aus Contentserv heraus, sofern Händler (noch) nicht über eine Schnittstelle angebunden sind. Gerade mit Blick auf das traditionell geprägte Branchenumfeld war es für Ravensburger wichtig, bei der Datenbereitstellung flexibel zu bleiben und den jeweiligen Wünschen der Partner gerecht zu werden.

Um die Performance der PIM-Lösung darüber hinaus noch einmal zu steigern, hat sich Ravensburger zudem für die Productivity Solutions der SDZeCOM entschieden. Die verschiedenen Software-Module können nahtlos in das Contentserv PIM integriert werden und den Funktions- und Leistungsumfang um aufgaben- oder branchenspezifische Anforderungen erweitern. Unter anderem hat Ravensburger das Rules-Modul um Einsatz, mit dem sich definierte Regeln für die automatisierte Überprüfung der Datenqualität hinterlegen lassen. Die Ergebnisse können sowohl am Objekt als auch über ein Dashboard angezeigt werden. Darüber hinaus nutzt Ravensburger das Staging-Modul, mit dem sich die Quelldaten so transformieren lassen, wie sie letztendlich in Contentserv benötigt werden.

Auf Grund der Vielzahl an Ausgabekanälen und Händler, die Daten in unterschiedlichsten Formaten benötigen, wird das SDZeCOM-Modul GenericDocs eingesetzt. Hiermit hat Ravensburger die Möglichkeit, völlig frei konfigurierbare und designbare Exportformate zu erstellen. Über Platzhalter werden die relevanten Daten aus dem PIM gezogen und nach Vorlage des Export-Formats exportiert.

Weitere Module im Einsatz sind:

• Weitere Module im Einsatz sind:
• AdvancedSearch
• Archivierung von Assets
• Hotfolder
• Integration Suite
• Joblist
• SSO-Anbindung
• StringFunctions-Studio

Überzeugende Ergebnisse

Mit Contentserv kann das Unternehmen den Markt nun punktgenau mit Produktinformationen beliefern und so die eigene Präsenz stärken. Die Datenpflege rund um das Sortiment aus ca. 4.000 Produkten in bis zu 40 Sprachen wurde wesentlich vereinfacht und beschleunigt. Eine ganze Reihe an Einzelsystemen konnte vollständig ersetzt werden und so ein Vielfaches an Kosten eingespart werden.

Im nächsten Schritt möchte sich das Team noch weiter dem Thema Effizienz widmen: Sämtliche Prozesse und Verantwortlichkeiten rund um die Produktdatenpflege sowie damit verknüpfte Marketing-Aktivitäten sollen klar strukturiert und optimiert ablaufen. Denn die Verantwortlichen sind sich bewusst, „Ein Tool allein macht für die finale Datenqualität nur rund die Hälfte der Wahrheit aus.“

Weitere Projekteinblicke gibt es hier im Projektsteckbrief oder in der Pressemeldung.