Heidelberger druckmaschinen ag – von datenkomplexität zur digitalen exzellenz

Ausgangslage: Fragmentierte Datenlandschaft trifft auf digitale Ambitionen

Die Heidelberger Druckmaschinen AG (HEIDELBERG) steht für 175 Jahre Industriegeschichte und ist weltweit führend in der Produktion von Bogenoffset Druckmaschinen. Parallel zur zunehmenden Digitalisierung des Marktes betrieb das Unternehmen rund 40 E-Commerce-Shops in ebenso vielen Ländern. Doch die dahinterliegende IT-Infrastruktur konnte mit dem wachsenden Anspruch an Schnelligkeit, Skalierbarkeit und Datenqualität nicht Schritt halten. Zwei voneinander unabhängige PIM-Systeme mit veralteter Architektur und mangelnder Schnittstellenkompatibilität führten zu einer fragmentierten Datenlandschaft. Die Pflege und Verteilung von Produktinformationen war aufwendig, uneinheitlich und fehleranfällig – insbesondere bei der Synchronisation mit zahlreichen verschiedenen SAP-Systemen. Unterschiedliche Prozesse in den Divisionen, unstrukturierte Workflows und fehlende Dokumentation erschwerten zusätzlich die internationale Zusammenarbeit und erzeugten Ineffizienzen, die sich zunehmend auch auf das Kundenerlebnis und die Skalierbarkeit der digitalen Vertriebsweges auswirkten.

Einheitlichkeit, Automatisierung und Skalierbarkeit

Die strategischen Ziele des Transformationsprojekts ließen sich klar definieren. Das Hauptziel des Projekts bestand darin, eine zentrale und skalierbare Plattform für Produktstammdaten zu schaffen, die länderübergreifend einheitlich funktioniert und die Grundlage für künftige digitale Anwendungen bildet. Die neue Lösung sollte sämtliche PIM-Prozesse konsolidieren, standardisieren und automatisieren. Ein effizientes Product Information Management System, die Stibo Systems STEP-Lösung, wurde ausgewählt, um als „Single Source of Truth“ zu fungieren. Ziel war es, manuelle Tätigkeiten weitestgehend zu reduzieren, Workflows zu vereinfachen und die Produktdatenqualität dauerhaft zu erhöhen. Gleichzeitig sollte eine neue, intuitive Benutzeroberfläche (Web UI) eingeführt werden, die es den internationalen Teams ermöglicht, eigenständig und effizient mit der Plattform zu arbeiten. Neben der technischen Konsolidierung war es auch ein erklärtes Ziel, die Nutzerperspektive stärker in den Fokus zu rücken und Self-Service-Funktionen bereitzustellen, die die tägliche Arbeit der Fachbereiche deutlich erleichtern.

Gleichzeitig galt es, den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten und das neue System ohne Datenverlust und Funktionsunterbrechung einzuführen – ein Balanceakt zwischen Innovation und Stabilität.

Change Management: Vom Anwender her gedacht

Die erfolgreiche Einführung eines neuen Systems hängt nicht allein von Technik, sondern vor allem vom Menschen ab – das erkannte HEIDELBERG früh im Projekt. Deshalb wurde ein konsequenter Change-Management-Ansatz verfolgt, der auf Partizipation, Schulung und kontinuierliche Verbesserung setzte. Es wurden umfassende Trainings angeboten, aufgrund der Pandemiebedingungen online -sowohl in Gruppen als auch individuell. Parallel dazu entstand ein digitaler Support-Hub, der über vier zentrale Bausteine verfügte: eine interaktive Trainingsplattform, ein internes Ticketsystem, eine umfangreiche Wissensdatenbank sowie eine Teams-Community für den direkten Austausch. Auf Basis von Feedback aus den Fachabteilungen wurde die Benutzeroberfläche iterativ verbessert. Dashboards, visuelle Kontrollmechanismen (wie Ampelsysteme) und ein neu entwickelter „Quick View“ ermöglichten eine übersichtliche Datenprüfung.

Ein klar geregeltes Rollen- und Rechtekonzept sowie die Einführung automatisierter Freigaben schufen neue Freiräume und steigerten die Effizienz erheblich – ohne dabei die Kontrolle aus der Hand zu geben. Diese Maßnahmen sorgten für hohe Akzeptanz und eine steile Lernkurve im internationalen Team.

Effizienz, Qualität und Kundennähe auf neuem Niveau

Das Transformationsprojekt bei HEIDELBERG zeigte bereits kurz nach dem Rollout messbare Erfolge.

• 75 % Effizienzgewinn:  Die Anzahl notwendiger Klicks für die Produktfreigabe wurde von 32 auf nur noch 6 reduziert.
• Deutlich höhere Datenqualität: Durch zentrale Validierungsmechanismen, einheitliche Datenmodelle und automatisierte Merge-Logiken, die für mehr Konsistenz sorgen.
• Bessere Usability: Die neu gestaltete Web-Oberfläche erhöhte die Benutzerfreundlichkeit und erlaubte es den Fachbereichen, viele Aufgaben selbstständig zu erledigen.
• Konsistentes Produkterlebnis: Durch die Einführung von Produktfamilien, Templates und intelligenten Workflows konnte auch das Kundenerlebnis im Onlineshop erheblich optimiert werden und ein konsistentes Produkterlebnis in über 40 Ländershops geschaffen werden.
• Automatisierung kritischer Workflows, z. B. bei Dokumentenmanagement und Attributzuweisung
• Erhöhte Reaktionsgeschwindigkeit durch Self-Service-Funktionen

Heute profitiert das Unternehmen von einer zentralisierten, stabilen und zukunftsfähigen Plattform, die nicht nur die operative Effizienz steigert, sondern auch als Fundament für weitere digitale Initiativen dient.

Ausblick: Daten als strategischer Treiber

Die Reise ist für HEIDELBERG nicht zu Ende – im Gegenteil. Die PIM-Plattform soll künftig weitere Unternehmensbereiche integrieren und zur Datenzentrale der gesamten Organisation werden.

Geplante nächste Schritte:

• Einbindung zusätzlicher Plattformen in Input & Output
• Ausbau von Self-Service-Funktionalitäten und Bulk-Operationen
• Einsatz von KI-Tools zur automatischen Übersetzung und Beschreibung
• KPI-basierte Steuerung von Datenprozessen
• Weiterentwicklung der User Experience durch visuelle Automatisierung

Fazit:

Die Heidelberger Druckmaschinen AG hat mit der Einführung eines ganzheitlichen Product Information Management Systems einen entscheidenden Schritt in Richtung digitale Zukunft gemacht. Durch die enge Verzahnung von Technologie, Prozessen und Menschen ist es gelungen, eine komplexe Datenlandschaft zu konsolidieren, globale Standards zu etablieren und die operative Effizienz signifikant zu steigern.

Das Projekt zeigt eindrucksvoll: Wer Digitalisierung strategisch denkt, auf starke Partnerschaften setzt und den Menschen in den Mittelpunkt stellt, schafft nachhaltige Mehrwerte – für das Unternehmen, für die Mitarbeitenden und für die Kunden weltweit.

Mehr zum Projekt gibt es auch im Projektsteckbrief und in der Pressemeldung zu lesen.